管理制度應制定科學化、規范化的管理制度，并在工作過程中嚴格執行，以有效保障檔案安全和紙質檔案數字化成果質量。紙質檔案數字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理、檔案實體管理等方面的制度。崗位管理制度主要規定數字化工作各崗位的工作目標和職責，形成明確的崗位業務流程規范、考核標準、獎懲辦法等；人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規范；場地管理制度主要對人員出入和工作場地內基礎設施、環境、網絡、監控設施、現場物品、證件等的管理進行規范；設備管理制度主要對數字化工作各環節涉及的全部設備的管理進行規范；數據管理制度主要對數字化各環節所產生的數據的管理進行規范。目錄數據與數字圖像的掛接。廣西科研檔案數字化模式

逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與紙質檔案數字化圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等，發現錯誤及時進行糾正。應對目錄數據進行驗收，主要包括數據庫中各條目的內容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。應對元數據進行驗收，主要包括元數據元素的完整性和賦值規范性等。應對存儲載體進行驗收，主要包括載體的可用性、有無病毒等。驗收完成后須經驗收組成員簽字。驗收“通過”的結論，必須經相關領導審核、簽字后方有效。廣西科研檔案數字化模式檔案掃描的工作方案。

檔案掃描應根據紙質檔案原件實際情況、數字化目的、數字化規模、計算機網絡和存儲條件等選擇相應的掃描設備實現檔案數字化，和進行相關參數的設置和調整參數的設置和調整應保證掃描后數字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果接近檔案原貌。為比較大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，宜全部采用彩色模式進行掃描。頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應采用彩色模式進行掃描。頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，也可采用黑白二值模式進行掃描。

紙質檔案數字化工作如需外包，檔案部門應從企業性質、股東組成、安全保密、企業規模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化加工企業的相關資質；按照GB/T20530-2006第5章的要求評估數字化加工企業的技術能力；從規章制度的建立健全程度等方面考查加工企業的管理能力。檔案保管部門應按照紙質檔案數字化工作方案確定的數字化對象開展檔案調取、清點、登記等前期準備工作，并提交檔案出庫申請，經相關責任人批準后，嚴格按照檔案庫房管理規定為數字化對象辦理出庫相關手續，并與數字化部門共同清點無誤后，對檔案進行交接出庫。檔案數字化相關注意點。

目錄數據庫建立應制定目錄數據庫數據規則，包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求等。目錄數據庫數據規則的制定應符合DA/T18對檔案著錄的要求。在紙質檔案目錄準備與目錄數據庫建立工作中均應嚴格遵守。數據庫選擇應考慮可轉換為通用數據格式，以便于數據交換。數據庫結構的設計應特別注意保持檔案的內在聯系，有利于紙質檔案數字化成果的管理和利用。將紙質檔案數字化前處理工作中對紙質檔案目錄進行修改、補充的結果錄入數據庫，形成準確、完整的目錄數據。紙質檔案數字化工作。陜西一站式檔案數字化模式

紙質檔案數字化術語解釋。廣西科研檔案數字化模式

可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數據的質量進行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內容的規范性和準確性等。發現不合格的數據應及時進行修改。檔案掃描基本要求檔案掃描應根據紙質檔案原件實際情況、數字化目的、數字化規模、計算機網絡和存儲條件等選擇相應的掃描設備實現檔案數字化，和進行相關參數的設置和調整參數的設置和調整應保證掃描后數字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果接近檔案原貌。掃描設備掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔多實體破壞性小的掃描設備進行數字化。廣西科研檔案數字化模式

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